In dit vierluik nemen wij zowel werknemers als werkgevers mee in de toch vaak ingewikkelde wereld van arbeidsongeschiktheid en alles wat daarbij komt kijken. Dit deel staat in het teken van de eerste periode na de ziekmelding. We staan in de volgende delen stil bij financiële zaken, problemen bij de re-integratie en de re-integratie in het tweede ziektejaar. In alle fases van de re-integratie is het van belang om het niet op z’n beloop te laten, dit kan problemen en hoge kosten voorkomen.
Wetgeving
Je werknemer meldt zich ziek. Een vervelende situatie voor zowel de werknemer, maar ook voor jou als werkgever. Vooral als het gaat om meer dan een griepje. Als werkgever krijg je vroeg of laat te maken met zieke werknemers. Op ons kantoor merken we dat de vele en complexe wetgeving op dit gebied leidt tot vragen en verwarring. Je hebt dan ook te maken met onder andere de Wet Verbetering Poortwachter, de Arbeidsomstandighedenwet, de WIA, maar ook de AVG. In deze blog stippen we een aantal aandachtspunten aan waar je op moet letten als je werknemer zich ziek meldt.
Het verzuimprotocol
Heb je al een verzuimprotocol? In een verzuimprotocol leg je vast wat er precies gebeurt zodra een werknemer ziek wordt en daardoor niet kan werken. Dus: hoe, wanneer en bij wie meldt je werknemer zich ziek? Ook neem je in het verzuimprotocol zaken op over de bereikbaarheid en het contact met de arbodienst. Je beschrijft dus de rechten en plichten die er gelden bij ziekte in aansluiting op de Wet Verbetering Poortwachter. Zo is het voor iedereen duidelijk wat er van hem of haar verwacht wordt op welk moment.
De ziekmelding en privacy
Wat heb je? Een vraag die nog wel eens gesteld wordt als een werknemer zich ziek meldt. Toch mag je niet zomaar naar de aard van de ziekte vragen vanwege privacy redenen. Een werknemer hoeft geen medische informatie met je te delen.
Als werkgever mag je wel naar onderstaande punten vragen:
- de verwachte duur van het verzuim;
- wat je als werkgever kunt doen om te helpen;
- of er sprake is van een vangnetsituatie in de zin van de Ziektewet;
- welke werkzaamheden nog wel uitgevoerd kunnen worden;
- of er sprake is van arbeidsongeschiktheid door een ongeluk waarvoor een derde aansprakelijk is in verband met regres.
Loondoorbetaling tijdens ziekte
Als werkgever ben je verplicht om de eerste 104 weken van ziekte het loon door te betalen van de werknemer. Dit is minimaal 70% van het brutoloon en in het eerste ziektejaar geldt een ondergrens van het wettelijk minimumloon. In het tweede ziektejaar mag dat lager zijn dan het wettelijk minimumloon. In dit geval kan de werknemer een toeslag aanvragen via de Toeslagenwet. Let op: dit zijn wettelijke regelingen. Indien er een CAO van toepassing is kunnen er afwijkende regels gelden. Zo is in veel CAO’s opgenomen dat er in het eerste ziektejaar 100% van het loon wordt doorbetaald.
De bedrijfsarts
Als je werknemer door ziekte niet kan werken is er sprake van arbeidsongeschiktheid. Er is maar één iemand die uitspraak doet over de arbeids(on)geschiktheid van een werknemer. Dat is niet de werknemer, niet de werkgever en ook niet de behandelend arts. Alleen de bedrijfsarts mag een oordeel geven over de (on)mogelijkheid tot werken in verband met ziekte. Alle werkgevers zijn verplicht om een basiscontract met een arbodienstverlener of bedrijfsarts af te sluiten. In dit basiscontract staat onder andere door wie je je als werkgever laat ondersteunen en wie welke taken uitvoert. Is je werknemer langer dan 2 weken ziek of verwacht je langdurig verzuim? Laat je werknemer dan tijdig door de bedrijfsarts oproepen voor een consult. Dit moet in ieder geval binnen 6 weken.
Als je twijfels hebt over de aard van de ziekte kun je je werknemer ook eerder laten oproepen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een ziekmelding na een conflictsituatie. De werknemer kan ook zelf vragen om opgeroepen te worden door een bedrijfsarts. Het advies van de bedrijfsarts is niet bindend, maar het is niet verstandig om een advies zomaar naast je neer te leggen. Overleg met de bedrijfsarts in geval van twijfel of onduidelijkheid over het gegeven advies. Mocht je het helemaal niet eens zijn met een advies van de bedrijfsarts, dan kun je een deskundigenoordeel aanvragen bij het UWV.
Het re-integratiedossier
Als een werknemer langer ziek is, stelt de bedrijfsarts na 6 weken een probleemanalyse op. In deze probleemanalyse beoordeelt de bedrijfsarts de status van de arbeidsongeschiktheid en bekijkt wat de verwachtingen zijn met betrekking tot het herstel. Aan de hand van deze analyse wordt er door de werkgever en de werknemer een plan van aanpak opgesteld. Wat gaan jullie beide doen om de werknemer weer aan het werk te krijgen? In eigen werk of vervangend werk? Het zijn allemaal zaken die opgenomen worden in een plan van aanpak. Eens per 6 weken wordt het plan van aanpak geëvalueerd. De benodigde documenten vind je op de website van het UWV. Het is belangrijk om dit nauwkeurig bij te houden voor het re-integratiedossier. Mocht je werknemer 2 jaar ziek zijn dan wordt het re-integratiedossier namelijk getoetst door het UWV. Als er te weinig zaken zijn vastgelegd of te weinig re-integratie inspanningen zijn verricht kan het UWV een loonsanctie van maximaal een jaar opleggen. Dit betekent dat de werkgever ook na twee jaar ziekte het loon van de werknemer nog een tijdje moet doorbetalen. Als werkgever mag je niet alles vastleggen in het dossier vanwege de privacy. Wat wel en niet mag vind je op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
De tijdelijke arbeidsovereenkomst eindigt
Loopt het tijdelijke dienstverband af van je werknemer en is hij nog ziek? Dan ben je als werkgever verplicht om dit door te geven aan het UWV met een ‘ziek uit dienst melding’. Onderdeel van een ziek uit dienst melding is een actueel oordeel van de bedrijfsarts. Wij willen werkgevers als tip meegeven om dit tijdig door te geven zodat een boete voorkomen wordt. Je (ex)werknemer kan vervolgens in veel gevallen een Ziektewet uitkering aanvragen.
Contact
De wetgeving rondom arbeidsongeschiktheid is complex. In veel gevallen geldt dan ook: voorkomen is beter dan genezen. Besteed daarom als werkgever ook voldoende aandacht aan preventie en een goede communicatie met je werknemers. Wij zien op ons kantoor met regelmaat dat het spaak loopt op het gebied van communicatie. Dit kan leiden tot vervelende situaties. Kunnen wij iets voor jou doen, bijvoorbeeld een dossiercheck? Neem gerust contact met ons op!