Het gebruik van social media op het werk is niet meer weg te denken. Uit onderzoek is gebleken dat zo’n 90% van alle werknemers tijdens werktijd gebruik maakt van social media voor privé doeleinden. De helft hiervan doet dit zelfs ieder uur. Het privégebruik van social kan op een positieve manier bijdragen aan uw onderneming, denk aan het vergroten van naamsbekendheid of als hulp bij de werving van nieuw personeel. Het (veelvuldig) gebruik van social media heeft ook een keerzijde. Vanwege het grote bereik is een slechte reputatie ook zo gemaakt. Daarnaast wilt u natuurlijk liever dat uw personeel het werk doet waar hij of zij voor betaald wordt. Kortom, als ondernemer wilt u zowel de nadelen voorkomen als profiteren van de voordelen. In dit blog geven wij tips om het gebruik van social media in goede banen te leiden.
Protocol voor gebruik van social media
Hoewel een werknemer zich ook zonder richtlijnen moet gedragen als een goed werknemer en ook om die reden verantwoord moet omgaan met het gebruik van social media, kan het opstellen van regels hierbij helpen. Een zogenaamd social media protocol kan worden opgenomen in een personeelsreglement of in de bedrijfsregels. Het is belangrijk dat de regels voor het gebruik social media duidelijk zijn. Ook moeten de regels bij het personeel voldoende kenbaar zijn.
Voor de inhoud van het protocol geldt het volgende. In de eerste plaats mag een werkgever het gebruik van social media niet volledig verbieden. Ook op de werkvloer heeft een werknemer namelijk recht op een zekere mate van privacy en privé-tijd. Voorbeelden van regels die wel kunnen zijn dat een werknemer geen negatieve uitlatingen mag doen op social media over de werkgever of dat alle uitlatingen eerst door de werkgever moeten worden goedgekeurd. Ook kunt u als werkgever regels opstellen over het wel of niet toevoegen van klanten van werkgever op social media door werknemers. Verder kunt u werknemers verplichten hun telefoon tijdens werktijd in een kluis te leggen en zodoende het social media gebruik te beperken tot de pauzes. Dit zal echter niet voor alle functies een mogelijkheid zijn. Tot slot is het aan te raden om sancties te verbinden aan overtreding van de opgestelde regels. Deze sancties moeten ook worden opgenomen in het protocol. Afhankelijk van de ernst van de gedraging, behoort zelfs ontslag tot de mogelijkheden.
Controle door werkgever
Wanneer een werkgever het social media gebruik van de werknemer wil controleren, dan moet een werkgever voldoen aan de voorwaarden van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit betekent onder andere dat een werkgever een legitieme reden moet hebben om een social media kanaal te controleren (bijvoorbeeld het vermoeden van misbruik). Verder moet een werkgever de werknemer informeren dát de social media kanalen van werknemers gecontroleerd kúnnen worden. Tot slot mag een werkgever alleen openbare informatie op social media controleren. Een werknemer kan dus niet worden verplicht om aan een werkgever toegang tot zijn social media kanalen te verlenen.
Einde dienstverband
Naast het opstellen van regels die gelden tijdens het dienstverband van een werknemer, kan het ook van belang zijn om in een vaststellingsovereenkomst afspraken te maken over social media na beëindiging van het dienstverband. Bijvoorbeeld dat een werknemer zijn vermelding dat hij werkzaam is bij werkgever aanpast op zijn social media kanalen. Ook kan in een vaststellingsovereenkomst worden opgenomen dat werkgever en werkgever op social media geen negatieve uitlatingen zullen doen over elkaar en/of over de (wijze van) beëindiging van de arbeidsovereenkomst.
Contact
Voor meer informatie, of hulp bij het opstellen van een social media protocol neem dan vrijblijvend contact met ons op. Wij helpen u graag!