Het opnemen van een lastig gesprek kan handig zijn, bijvoorbeeld als het gaat over disfunctioneren of ontslag. Je wilt in zulke gevallen voorkomen dat er achteraf een discussie ontstaat over wat er wel en niet is gezegd tijdens het gesprek. Maar is het stiekem opnemen van een gesprek wel toegestaan? In dit blog vertellen we je wat de regels zijn over het stiekem opnemen van een gesprek én of dit materiaal als bewijs mag worden gebruikt tijdens een procedure.
Als werknemer stiekem een gesprek opnemen
Op basis van de privacywetgeving mag je als werknemer zonder toestemming een gespreksopname maken zolang je deelnemer bent aan het gesprek. Als je geen deelnemer bent aan een gesprek wordt een geluidsopname gezien als afluisteren, wat niet is toegestaan volgens het Strafrecht. Er kan zelfs een gevangenisstraf van maximaal 6 maanden worden opgelegd.
Je mag dus stiekem een gesprek met je leidinggevende opnemen zolang je deelnemer bent aan het gesprek. Deze opgenomen gesprekken zijn overigens alleen voor eigen gebruik. Het zonder toestemming delen van de opnames is onrechtmatig omdat het de privacy van de gespreksdeelnemers schendt.
Ook al is het toegestaan om zonder toestemming een gesprek op te nemen, een stiekeme opname is niet zonder risico. Zeker als je vaker (stiekem) opnames van gesprekken maakt kan het de vertrouwensrelatie ernstig schaden. Hiermee loop je het risico dat er uiteindelijke een onwerkbare arbeidsverhouding ontstaat met ontslag als gevolg.
Zo ontbond een kantonrechter in Rotterdam de arbeidsovereenkomst van een werknemer op basis van een verstoorde arbeidsrelatie. De werknemer had maar liefst 15 maanden stiekeme geluidsopnames gemaakt van gesprekken met leidinggevenden, collega’s en zakelijke relaties. De rechter oordeelde dat er sprake was van een duurzaam wantrouwen naar de werkgever.
Een geluidsopname kan zich dus ook tegen je keren. Weeg daarom altijd goed het belang af als je een geluidsopname maakt.
Als werkgever (stiekem) een gesprek opnemen
Voor werkgevers gelden strengere regels volgens de AVG. Als werkgever mag je namelijk niet zonder toestemming een gesprek met je werknemer opnemen. Uit eerdere rechtspraak blijkt dat een werkgever volgens de AVG moet voldoen aan extra vereisten om een gesprek op te mogen nemen:
- Als werkgever moet je een belangenafweging maken tussen jouw belang en dat van de werknemer (privacy).
- Informeer je werknemer vooraf over het maken van opnames en het doel ervan.
- Vraag je werknemer om toestemming.
- Zorg voor een goede beveiliging van de opnames en bewaar de opnames niet langer dan nodig.
Een stiekeme geluidsopname is alleen in uitzonderlijke situaties toegestaan als er een gerechtvaardigd belang is en als er geen andere, minder ingrijpende, mogelijkheden zijn om het belang te waarborgen. Zo’n gerechtvaardigd belang is van toepassing als je je werknemer verdenkt van een strafbaar feit of verboden gedrag.
Ga je als werkgever een belangrijk gesprek met een van je werknemers aan en wil je voorkomen dat de inhoud van dat gesprek wordt opgenomen door je werknemer? Vraag dan of je werknemer het gesprek opneemt of van plan is dat te doen. Als een werknemer hierover liegt is dit verwijtbaar.
Zijn stiekeme geluidsopnames toelaatbaar als bewijsmateriaal?
Mag je het verkregen bewijsmateriaal dan gebruiken in een eventuele procedure? In het civiele recht, waaronder het arbeidsrecht, vinden rechters het belangrijk om de waarheid te achterhalen. Daarmee is het dus in de meeste gevallen toegestaan om geluidsopnames op te voeren als bewijsmateriaal, ook al is deze onrechtmatig.
Dat het opnemen van een geluidsopname lonend kan zijn bleek wel uit een zaak die in 2022 diende bij de Rechtbank Noord- Holland. De werknemer had stiekem geluidsopnames gemaakt van gesprekken met zijn werkgever over de winstdeling. De werkgever ontkende te hebben toegezegd dat de werknemer recht had op een winstuitkering van 5%. Uit de geluidsopnames bleek wel degelijk dat de werkgever dit had toegezegd. De kantonrechter nam de geluidsopnames mee als bewijs en oordeelde dat de werkgever nog zo’n bijna € 500.000 aan zijn werknemer moest betalen.
Conclusie
Als werknemer mag je dus stiekem gesprekken met je werkgever opnemen op de voorwaarde dat je deelnemer bent aan het gesprek. Wees je er wel van bewust dat het opnemen van (veel) gesprekken kan leiden tot een – door jou veroorzaakte – vertrouwensbreuk in de arbeidsrelatie en deze vertrouwensbreuk in sommige gevallen een redelijke grond voor ontslag oplevert.
Als werkgever heb je, als je (stiekeme) geluidsopnames wilt maken, te maken met aanvullende vereisten vanuit de AVG. Zo wordt de privacy van de werknemer niet onnodig geschaad. Weeg altijd zorgvuldig jouw belang tegen het belang van je werknemer af wanneer je stiekem een opname maakt.
Contact
Heb je vragen over het maken van stiekeme (geluids)opnames en/ of overweeg je deze in te zetten in een procedure? Vraag ons gerust om advies, wij helpen je graag verder!