Regelmatig ontvangen wij van werkgevers, maar ook van werknemers vragen over controlemiddelen op de werkvloer. Denk hierbij aan cameratoezicht, opname apparatuur en het controleren van e-mail en internetgebruik. Wat zijn de regels hiervoor en wat is er mogelijk? We schreven een drieluik over dit onderwerp. In dit eerste deel nemen we je mee in cameratoezicht op de werkvloer.
Gerechtvaardigd belang
Dat er niet zomaar camera’s mogen worden opgehangen op de werkvloer hoeven we je vast niet te vertellen. Maar wat nu als sprake is van een vermoeden van diefstal of fraude? Voor cameratoezicht geldt dat dit alleen is toegestaan als er (i) sprake is van gerechtvaardigd belang, (ii) het cameratoezicht noodzakelijk is om dit legitieme doel te bereiken en (iii) de belangen van de werkgever in redelijkheid prevaleren boven het privacybelang van de werknemers. Een vermoeden van diefstal en fraude kan een gerechtvaardigd belang opleveren, maar ook veiligheid of het voorkomen van schade aan bedrijfseigendommen. Het zicht houden op de productiviteit van werknemers valt hier niet onder. Cameratoezicht op de werkvloer mag dus nooit gebruikt worden om het functioneren van werknemers te beoordelen.
Privacy toets
Het hebben van een gerechtvaardigd belang is subjectief en voor interpretatie vatbaar. Ga daarom niet lichtzinnig om met cameratoezicht en wees bedachtzaam op het (onnodig) schenden van de privacy van je werknemer. Het is niet toegestaan om camera’s te installeren op het toilet of in een kleedkamer. Kijk altijd of er een andere (minder ingrijpende) mogelijkheid is om je doel te bereiken. Is cameratoezicht echt de enige mogelijkheid en is het structureel van aard? Ga dan in overleg met de OR of de personeelsvertegenwoordiging om je plannen te bespreken. Bij grootschalig of structureel gebruik van (verborgen) camera’s moet een Data Protection Assesment uitgevoerd worden. Kijk hiervoor op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Voorts is van belang dat zowel werknemers als bezoekers over het cameratoezicht worden geïnformeerd. Werknemers kunnen over het cameratoezicht worden geïnformeerd door middel van het opstellen en verspreiden van een protocol, waarin zij worden geïnformeerd over onder meer het cameratoezicht, de doelstellingen die daarmee zijn gediend en de wijze waarop het cameratoezicht is opgezet.
Onderdeel van andere maatregelen
Als het cameratoezicht de enige manier is om je doel te bereiken zijn er een aantal voorwaarden waaraan het cameratoezicht moet voldoen. Zo moet het onderdeel zijn van een totaalpakket aan maatregelen. Cameratoezicht mag dus niet op zichzelf staan.
Voorbeeld: Om de veiligheid van werknemers en klanten te waarborgen worden camera’s in een winkel opgehangen. Daarnaast volgen werknemers een training hoe ze om moeten gaan met diefstal waarbij de veiligheid van de werknemer voorop staat. Het cameratoezicht heeft in deze een gerechtvaardigd belang en is onderdeel van andere veiligheidsmaatregelen.
Protocol
Als je overgaat tot cameratoezicht verwerk je persoonsgegevens. Het is raadzaam om in een protocol vast te leggen hoe deze persoonsgegevens (de camerabeelden) zullen worden verwerkt. Onder meer moet worden toegelicht wanneer, op welke wijze en voor welke doeleinden de beelden zullen worden bekeken. Tevens moet worden vastgelegd wie bevoegd zijn om de beelden te bekijken. Volgens de AVG wetgeving heeft de werknemer het recht om de beelden in te zien en bezwaar te maken tegen het gebruik van persoonsgegevens. De beelden mogen niet langer dan 4 weken worden bewaard. Als er in die periode geen incidenten zijn geweest, moeten de beelden worden verwijderd. Als er een onregelmatigheid wordt geconstateerd, mogen de betreffende beelden worden bewaard tot dit incident is afgehandeld.
Contact
Ga altijd zorgvuldig om met de privacy van je werknemers als je cameratoezicht overweegt en toets of er sprake is van een gerechtvaardigd belang dat zwaarder weegt dan het privacybelang van de werknemers. Heb je nog hulp nodig? Bijvoorbeeld bij het opstellen van een protocol? Wij helpen je graag. Neem gerust contact met ons op!