Wanneer een werknemer uit dienst treedt kan het handig zijn om het e-mailaccount nog even niet af te sluiten. Het kan immers zo maar zijn dat er nog belangrijke e-mails binnenkomen, zoals e-mails van klanten en relaties. De ex-werknemer zal deze e-mails niet beantwoorden omdat hij niet meer in dienst is en/of de toegang tot het e-mailaccount is ontzegd. In de praktijk worden de e-mails vaak doorgestuurd naar een collega die deze vervolgens kan beantwoorden. Goed geregeld toch? Toch zijn er vanuit AVG-oogpunt een aantal aspecten om rekening mee te houden zodat de privacy van je ex-werknemer niet onnodig geschaad wordt. In dit blog vertellen we je meer!
AVG en inzage e-mails
Het is niet zomaar mogelijk om de e-mails van je (ex)werknemers in te zien, hier moet een goede reden voor zijn. De AVG biedt hiervoor twee gronden om dit wel te mogen doen. Namelijk door het verkrijgen van toestemming van de (ex)werknemer of door het aandragen van een gerechtvaardigd belang. Het verkrijgen van toestemming kan lastig zijn als het gaat om een abrupt ontslag, bijvoorbeeld een ontslag op staande voet. Daarnaast is vrijwillige toestemming die verkregen is in een gezagsverhouding tussen werkgever en werknemer niet heel aannemelijk. Toch adviseren wij wel om enige vorm van toestemming vast te leggen, bijvoorbeeld in een vaststellingsovereenkomst. Daarnaast is het van belang dat je een gerechtvaardigd belang hebt om de e-mails te kunnen inzien. Er is in veel gevallen wel degelijk een gegrond bedrijfsbelang als er nog klanten en relaties e-mailen naar je ex-werknemer omdat deze e-mails opgevolgd moeten worden.
Zakelijke- en privé e-mails
Welke grondslag je ook gebruikt voor het doorsturen en inzien van e-mails, je moet altijd zorgvuldig omgaan met de privacy van de ex-werknemer. E-mails die privé zijn of lijken mag je als werkgever niet inzien, zelfs niet als ze van collega’s afkomstig zijn. In de praktijk is deze inschatting natuurlijk best lastig om te maken, maar ga altijd zo integer mogelijk te werk bij het controleren van de e-mails. Het controleren en doorsturen van e-mails moet je overigens altijd aankondigen. Dit geldt zowel tijdens als na een dienstverband.
Stappenplan
Hoe kun je het inzien en doorsturen van e-mails AVG-proof regelen?
- Neem in de arbeidsovereenkomst of in het bedrijfsreglement een geheimhoudingsbeding op en koppel dit aan een boetebeding. Afhankelijk van de functie (bijvoorbeeld sales of productontwikkeling) adviseren wij ook om een concurrentie- en relatiebeding op te nemen.
- In een internet- emailprotocol beschrijf je de algemene richtlijnen over inzage van e-mails tijdens en na uitdiensttreding.
- In een VSO (ontslag met wederzijds goedvinden) of brief/e-mail (ontslag op staande voet) kun je de daadwerkelijke controle alvast aankondigen, daarbij moet ook worden aangegeven wat het doel is en hoe je te werk gaat, op welke AVG-grond je dit doet en hoe de privacy van de werknemer gewaarborgd blijft. Daarnaast beschrijf je om welke periode het gaat. Een redelijke termijn is 6 maanden (afhankelijk van functie en situatie) na uitdiensttreding. Geef je ex-werknemer, indien de mogelijkheid er niet eerder was (door bijvoorbeeld ontslag op staande voet) de mogelijkheid om zijn e-mails op te ruimen. Geef daarbij ook aan hoe lang je ex-werknemer nog toegang heeft tot het account, bijvoorbeeld 10 dagen. In een VSO wordt vaak een finale kwijting afgesproken (dat werkgever en ex-werknemer elkaar niets meer verschuldigd zijn), geef hierbij aan dat deze niet geldt als de ex-werknemer in deze periode gegevens steelt én dat je dit mag controleren.
- Ga integer te werk bij het inzien van de e-mails en sluit het account op de afgesproken datum af.
Contact
Het spreekt voor zich dat het belangrijk is om zaken als geheimhouding en controle van e-mailgebruik goed vast te leggen in de arbeidsovereenkomst, bedrijfsreglement of VSO. Wij helpen je graag verder. Neem vrijblijvend contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.